Archiveras advierten los peligros de no resguardar bien los documentos de la Convención Constituyente

Mientras la mitad del país seguía por televisión y celebraba la elección de la académica mapuche Elisa Loncon como presidenta de la Convención Constitucional, el pasado 4 de julio, los ojos de Emma de Ramón, directora del Archivo Nacional, no se despegaban del acta que la abogada Carmen Gloria Valladares le hacía firmar en vivo y en directo a la recién nombrada autoridad.

“‘¿Qué van a hacer con ese papel? ¿Dónde lo van a guardar?’, ¿Tendrán al menos una carpeta?’, pensé. Y es que desde el primer día se comenzaron a generar tal cantidad de documentos que es imprescindible tener claro cuál va a ser el procedimiento para guardarlos, catalogarlos y cómo darlos a conocer”, señala la historiadora que desde 2015 está al mando de la institución que tiene la esencial misión de resguardar la memoria del país.

Y es que a más de un mes de iniciada la Convención Constitucional (CC) y de conformadas varias de las comisiones donde se debatirá la redacción de la nueva Constitución, el problema de cómo organizar los archivos y divulgarlos públicamente aún no está zanjado. Ha sido la propia Emma de Ramón quien junto a su equipo del Archivo Nacional, se acercó al órgano autónomo para ofrecerle el apoyo logístico necesario y por estos días está a la espera de la firma de un convenio que dé curso a las primeras tareas. Pero los días avanzan y los papeles físicos y digitales no dejan de emerger.

“Nuestro apoyo iría por dos lados, primero ordenar y organizar la información para preservarla y segundo poner en acceso la documentación a la ciudadanía a través de nuestro archivo electrónico que estamos inaugurando en estos meses. Desde enero ya está en funcionamiento en nuestro sitio web y ya están ocurriendo las primeras transferencias oficiales de diferentes instituciones del Estado, la Convención podría ser una más”, dice de Ramón. “Sin duda, el éxito de ella depende del manejo que realicen de los archivos que de allí emanen”, agrega.

El destino de los documentos no sólo preocupa a la directora del Archivo Nacional, sino que a varios grupos de archiveros y archiveras, que decidieron unirse y que el pasado 30 de julio pidieron una audiencia en la Comisión de Reglamento de la CC, para presentar una propuesta concreta de cómo debería funcionar el protocolo archivístico.

En ella destacan cuatro puntos esenciales: la creación de un Archivo de la Convención Constitucional como unidad dependiente de la Secretaría Técnica y donde especifican todos los tipos de documentos que deberían ser parte de este Archivo, que incluye los acuerdos de las sesiones plenarias así como las propuestas ciudadanas externas que se hagan llegar a la CC, pero también los documentos creados y recibidos por cada constituyente y sus asesores, además de las información de sus redes sociales y sitios web.

También destaca la implementación de un Sistema de Gestión Documental que permita una fácil creación, uso y mantención de los documentos; la accesibilidad a estos documentos de toda la ciudadanía según la Ley de Transparencia y finalmente, que una vez concluido el trabajo de la CC, todo sea transferido al Archivo Nacional del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, para su preservación y acceso permanente.

Para la archivera Patricia Huenuqueo la importancia de preservar desde el inicio los documentos que se generen en la CC y considerarlos patrimoniales, tiene que ver con la posibilidad de “conocer, investigar, reinterpretar y recrear infinidad de veces este proceso histórico”.

“Nunca antes en la historia del país se habían tenido los medios técnicos ni tampoco la voluntad política de visibilizar la redacción de una Carta fundamental y en ese sentido esta es una oportunidad única”, dice la experta y parte del gremio que presentó la propuesta técnica y que reúne a la Asamblea de Archiveras y Archiveros de Chile (Asarch), las Archiveras sin Fronteras Chile (AsF-Chile), el Comité Memoria del Mundo Chile (MOW – Chile) y a la Red de Archivo de Memoria y Derechos Humanos (RAMDH).

La precariedad e improvisación en el funcionamiento de la CC -entre ellos la poca claridad de las asignaciones económicas- han sido algunos de los puntos más criticados en este primer mes en marcha. A esto se suma la demora en el establecimiento del reglamento interno y por supuesto, la decisión sobre el tema de los archivos.

“Hasta cierto punto esta omisión de los mecanismos con que funciona la convención es algo normal dentro de lo que es el manejo de lo público en Chile”, advierte Huenuqueo. “Tenemos una institucionalidad muy leve, o sea aún no tenemos una Ley de Archivos y el Archivo Nacional funciona con una ley de hace casi 100 años. Este es un problema estructural. Sin una buena gestión de los documentos el quehacer de la CC y su éxito es muy limitado”, agrega la archivera que coincide con la visión de Emma de Ramón.

La esperanza, sin embargo, radica justamente en el carácter abierto que se ha mantenido como principio fundamental para la Convención Constitucional. Así lo cree Alejandra Araya, directora del Archivo Central Andrés Bello, una de las instituciones que junto al Archivo Nacional impulsaron el primer Diplomado en Archivística, para capacitar a profesionales en el área y que ya va en su quinta versión.

“Es muy importante que exista una comunidad ya articulada de archiveros y archiveras que haya podido participar ciudadanamente en el proceso y que puedan ser escuchados al mismo nivel que otros actores de la sociedad”, plantea la historiadora. “Esta convención inédita te permite partir, además, desde otras reglas del juego, no sólo en el sentido de la política tradicional sino también de los principios éticos de transparencia y del concepto de lo público que nos había estado rigiendo hasta ahora”, agrega.

Por su parte, el historiador de la UC e integrante de la organización de Archiveros y Archiveras, Rodrigo Sandoval, cree que este también es un momento único para relevar el valor de la archivística como práctica y campo profesional. “Si logramos en el ámbito de la CC consolidar la idea del archivo y transmitir su importancia no solo a los convencionales sino a la ciudadanía y al aparato de lo público, esta va a ser una gran ganancia. Son estos los pequeños pasos que hay que dar para pensar en una cultura de archivos en Chile, ese es nuestro desafío”.

La desconfianza de los datos

Algunas de las complejidades técnicas que tiene el tema de los archivos tanto en papel como electrónicos, tiene que ver con las herramientas tecnológicas necesarias para generar documentos, que en este caso, deben contar con ciertos requisitos de autenticidad.

En el ámbito de los documentos electrónicos, hoy existe un sistema de metadatos que se incrustan a los documentos con toda la información de cuando fueron generados y alterados, que permite hacer una trazabilidad exacta y así evitar adulteraciones posteriores. También para efectos legales es necesario contar con la llamada Firma Electrónica Avanzada, que también asegura la autenticidad del documento, como en el plano físico lo hace una firma de puña y letra o un timbre notarial.

Para generar la Firma Electrónica Avanzada es necesario contar con un token, dispositivo criptográfico de alta seguridad donde se almacena la firma electrónica. “Hasta el momento la convención no los tiene”, afirma Emma de Ramón. “Lo que hacen es tramitar todo en formato electrónico, luego imprimen el documento, lo firman, lo timbran y luego vuelven a digitalizarlo. Lo ideal es que no baje a papel y hay formas de hacerlo, el Estado tiene gestores documentales y en el Archivo Nacional podemos ayudar en eso”, agrega.

Según Huenuqueo, existe todo un grupo de constituyentes que espera que todo el proceso de aprobación y de articulado de los textos constitucionales se aprueben mediante acta papel con firma física y que no sean actas electrónicas, precisamente porque no tienen certeza de que las actas no puedan ser intervenidas.

“Debieran cambiar de opinión, y darse cuenta que un acta electrónica que cumpla ciertas características y que hayan sido generadas bajo cierto sistema de control, tiene capacidades de uso equivalente al papel, que no es una pérdida, al contrario, podemos hacer más eficientes los procesos”, dice la archivera.

Sin embargo, tanto como Huenuqueo como la directora del Archivo Bello, Alejandra Araya, coinciden en que si no es posible dar garantías de poder cumplir con todos los requisitos electrónicos, el papel sigue siendo el método más confiable.

“Todas las instituciones tenemos que hablar en serio de este tema, de cómo van a dialogar los sistemas, ¿vamos a hablar el mismo lenguaje digital o electrónico? Por eso me parece que lo que debe suceder en que el Archivo Nacional sea el receptor de estos documentos, ya que es el organismo que tiene esa función en el país y al cual hay que seguir empoderando”, señala Araya.

“Si estamos hoy pudiendo convencer a alguien de la necesidad del archivo histórico hay que también convencerlos de tener un adecuado sistema de gestión de los documentos y sistema integral de estos documentos con el archivo”, plantea el archivero Rodrigo Sandoval.

En este sentido, en los últimos días, ha trascendido que la Biblioteca del Congreso Nacional, donde estás sesionando hoy en día la CC, también ha mostrado interés en firmar un convenio para hacerse cargo del resguardo y gestión de los archivos.Sin embargo, para la Organización de Archiveros y Archiveras, la institución idónea sigue siendo el Archivo Nacional.

“Consideramos que el AN es un mejor repositorio final tanto por razones de la misión institucional que le corresponde como por la gestión de procesos técnicos que puede aplicar para preservar este patrimonio de forma íntegra e indefinida. Mientras que la Biblioteca del Congreso Nacional es un servicio común del Senado y la Cámara de Diputadas y Diputados, cuya misión fundamental es apoyar a la comunidad parlamentaria”, explican desde el gremio.